Co przedsiębiorca musi wiedzieć na temat KSeF-u?

Krajowy System e-Faktur to ogólnopolska platforma służąca do wystawiania, wysyłania i odbierania faktur ustrukturyzowanych. Zamiast papieru czy PDF pojawi się plik XML o określonej strukturze, który po przesłaniu do systemu otrzyma unikalny numer identyfikacyjny – dopiero wtedy zostanie uznany za wystawiony. Faktury będą przechowywane w systemie przez dziesięć lat, co eliminuje konieczność własnej archiwizacji.

W praktyce oznacza to odejście od dotychczasowej, swobodnej wymiany dokumentów. Zamiast e-mailowo faktura trafi do kontrahenta poprzez system. Do tego dochodzi centralna weryfikacja poprawności danych, co znacząco wpływa na sposób, w jaki firmy organizują procesy księgowe.

– KSeF to duża rewolucja w fakturach. Dlaczego? Bo wkrótce faktura podatników krajowych będzie wyłącznie cyfrowym zapisem w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF), który jest ogólnopolskim systemem rządowym. Dlatego każdy przedsiębiorca będzie musiał nauczyć się korzystać z KSeF, w przeciwnym razie nie będzie mógł ani wystawiać, ani odbierać swoich faktur – zaznacza Iwona Kozioł, właścicielka biura rachunkowego.

Co niezwykle ważne, fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną po otrzymaniu potwierdzenia przesłania pliku do Krajowego Systemu e-Faktur w postaci numeru KSeF. To jest też moment odbioru faktury przez nabywcę.

Wejście KSeF zmienia codzienną praktykę wystawiania dokumentów. Od tej pory przedsiębiorca nie może wystawić faktury z datą wsteczną – co wcześniej technicznie było możliwe – bo datą wystawienia stanie się moment przyjęcia faktury przez system. To wymusza większą staranność, szczególnie w firmach wystawiających wiele dokumentów dziennie.

Kogo obejmie obowiązek i co to oznacza w praktyce

Obowiązek korzystania z KSeF jest wprowadzany etapami. Najpierw – od 1 lutego 2026 roku – system stał się obligatoryjny dla największych firm, których wartość sprzedaży w roku 2024 przekroczyła 200 mln zł. Kolejny termin to 1 kwietnia 2026 roku, kiedy KSeF objął pozostałych przedsiębiorców: małe, średnie i mikrofirmy, a także osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą. Najmniejsze podmioty, dokumentujące miesięczną sprzedaż fakturami o wartości nieprzekraczającej 10 tys. zł brutto, mogą mieć termin odroczony do 1 stycznia 2027 roku.

– Najczęstsze pytanie brzmi: „Czy moja mała działalność też musi korzystać z KSeF-u?”. Tak. Praktycznie każdy przedsiębiorca wystawiający faktury w relacjach B2B będzie musiał dostosować się do nowych zasad. Wyłączone z systemu mogą być dokumenty kierowane do konsumentów (o tym decyduje sprzedawca). Dla nabywców dużo bardziej znacząca staje się deklaracja, czy dokonuje zakupu prywatnego, czy „na firmę” – mówi Iwona Kozioł.

Dla firm oznacza to konieczność aktualizacji oprogramowania, weryfikacji procedur oraz ustalenia nowych zasad współpracy z księgowością i kontrahentami. Brak przygotowania może przełożyć się na realne problemy biznesowe.

Warto zaznaczyć, że na wszystkich podatnikach ciąży obowiązek odbierania e-faktur z KSeF od 1 lutego 2026 roku. W praktyce oznacza to, że faktury za prąd, telefon bądź leasing będą trafiały od tego momentu do KSeF. Natomiast od kwietnia 2026 roku niemal wszystkie faktury przedsiębiorcy odbierają tylko w tym systemie.

Rewolucja w codziennej pracy przedsiębiorcy

Co należy zrobić, żeby mieć dostęp do dokumentów z KSeF? Na początku należy określić zasady, na jakich poszczególne osoby będą miały dostęp do faktur. To bardzo ważne, bo nieprzemyślane, zbyt szybkie decyzje mogą skutkować np. faktem, że pracownik z dowolnego miejsca będzie miał dostęp do faktur firmowych. Jak się do tego przygotować? Jeśli prowadzisz działalność jako osoba fizyczna, wystarczy tylko podpis elektroniczny albo profil zaufany. Jeśli natomiast posiadasz spółkę, koniecznie będzie posiadanie pieczęci kwalifikowanej lub złożenie do Urzędu Skarbowego dokumentu ZAW-FA. Urząd nada uprawnienia właścicielskie i administracyjne w KSeF jednej wskazanej osobie, która będzie mogła nadawać uprawnienia sobie i innym.

– Największe wyzwania pojawią się jednak wewnątrz firm. Obieg faktur, dotąd często oparty na przyzwyczajeniach i improwizacji, będzie musiał zostać zdefiniowany na nowo. Konieczne jest ustalenie, kto wystawia dokumenty, kto ma dostęp do systemu, kto nadzoruje kompletność danych i kto odpowiada za przekazywanie faktur do księgowości. Bardzo ważne jest, że właściwe dostępy i uprawnienia możemy nadawać nie tylko na poziomie systemu KSeF, ale także w naszym oprogramowaniu komercyjnym. Wiele programów sprzedażowych i księgowych posiada taką funkcjonalność i z pewnością warto to wykorzystać – mówi Iwona Kozioł.

Przedsiębiorcy muszą więc przygotować swoje oprogramowanie – wszystkie programy księgowe wymagają aktualizacji lub wprowadzenia nowych modułów. W większych firmach konieczne będą szkolenia oraz reorganizacja działań administracyjnych.

Jak przygotować firmę do KSeF

Prace przygotowawcze najlepiej rozpocząć od analizy dotychczasowego procesu fakturowania. Warto ustalić, jak wygląda obieg dokumentów, kto odpowiada za poszczególne etapy oraz jakie oprogramowanie jest wykorzystywane.

W systemie KSeF przewidziano trzy sposoby dokumentowania sprzedaży. Podstawowym rozwiązaniem będzie tryb online, w którym faktura trafia do systemu natychmiast, a numer identyfikacyjny nadawany jest w czasie rzeczywistym. Gdy przedsiębiorca ma problemy techniczne po swojej stronie, może skorzystać z trybu offline24. W takim przypadku fakturę należy wystawić zgodnie z aktualną strukturą, zapisać w formie elektronicznej i przesłać do systemu najpóźniej następnego dnia roboczego. Dokumenty przekazywane poza systemem muszą zawierać dwa kody QR: jeden dający dostęp do faktury w systemie, drugi potwierdzający tożsamość wystawcy.

W sytuacji, gdy to system przestaje działać po stronie administracji, przedsiębiorcy skorzystają z innych trybów niedostępności lub awarii. W obu przypadkach fakturę trzeba przekazać do KSeF po przywróceniu działania systemu, chyba że dojdzie do tak zwanej awarii całkowitej. Wtedy przepisy dopuszczają odejście od standardowej procedury i pozwalają wystawić fakturę w dowolnej formie – elektronicznej lub papierowej. Takiego dokumentu nie trzeba później wprowadzać do KSeF, a jego datą wystawienia będzie data wskazana przez podatnika. Nabywca otrzyma ją w sposób uzgodniony ze sprzedawcą, na przykład pocztą, e-mailem lub osobiście, a faktura nie będzie zawierać kodów QR.

Brak przygotowania do wprowadzenia KSeF-u może mieć poważne konsekwencje. Firma może nie być w stanie wystawić faktury w terminie, co opóźni płatność i zaburzy płynność finansową. Może także dojść do licznych korekt, błędów w danych lub nawet odmowy przyjęcia faktury przez kontrahenta. Konsekwencje mogą być również podatkowe. Niepoprawnie przesłane dokumenty, brak integracji systemów czy opóźnienia mogą skomplikować rozliczenia, prowadząc do dodatkowych kontroli czy korekt podatkowych. W skrajnych sytuacjach błędnie wdrożone procesy paraliżują dział finansowy na wiele tygodni.

– Trzeba mieć też świadomość, czym będzie skutkować wpływ e-faktury i KSeF na praktykę rozliczeń. Przede wszystkim brak not korygujących i możliwości anulowania faktury. Wszelkie korekty e-faktury będą musiały być dokonywane poprzez wystawienie e-faktury korygującej – mówi Iwona Kozioł. – Poza tym odbiór faktur od kontrahentów również będzie odbywał się automatycznie. Zamiast oczekiwać na e-mail czy papierowy dokument, faktura pojawi się w systemie i będzie dostępna dla nabywcy bez jego udziału. Usprawni to szereg procesów, ale sprawi też, że przedsiębiorca musi zadbać o regularne pobieranie danych z KSeF i ich akceptację – dodaje.